Na mijn aanmelding voor Google Apps is het nu tijd voor het opzetten van de belangrijkste dienst: de e-mailafhandeling.

Benieuwd naar welke DNS-trucs Google hanteert klik ik snel op Setup email delivery. Google heeft eenvoudige configuratiewizards opgezet voor diverse DNS-providers. Klanten van hostingproviders Dreamhost, Enom, DynDNS, maar ook Network Solutions en zelfs Yahoo! kunnen eenvoudig Google Apps configureren voor hun domeinnamen. Netvlies komt nog niet in dit lijstje voor, daarom selecteer ik 'Any hosting company'. Een uitvoerige instructie over de opzet van de MX-records in de DNS-zonefile wordt gegeven. Samengevat komt het hier op neer: Google laat een zevental mailservers elkaar fallbacken en wel met zeer korte reactietijden.
De DNS-servers zijn voorbereid op afhandeling van e-mail via Google. Nu Google zelf nog.

E-mailadressen aanmaken
Via het Dashboard kunnen we kiezen voor User accounts. Het Administrator-account kan hier al worden beheerd, met 'Create new account' kan in slechts drie (!) velden een nieuw e-mailadres worden aangemaakt. Google zet zelf een tijdelijk wachtwoord op het adres. Dit wordt op het scherm bevestigd aan de beheerder, die de instructies voor het opzetten van het e-mailadres kan uitprinten, of naar een e-mailadres laten mailen. Hiervoor is een standaardtekst in het Engels opgesteld, maar deze kan worden vervangen door een door de beheerder vast te stellen tekst. Het eerste e-mailadres is opgezet. Allereerst ga ik de accountgegevens voor dit account bekijken en in elk geval het wachtwoord wijzigen. Ook hier houdt Google de Password strength in de gaten.

Migraties van huidige mailomgevingen
Google houdt er rekening mee dat complete mailomgevingen worden gemigreerd naar Google hosted Apps. Met Bulk Account Update kan via een eenvoudig csv-bestand een hele rits e-mailadressen worden aangemaakt. Hierbij kan een bestaande reeks mailadressen eenvoudig van nieuwe wachtwoorden worden voorzien, bijvoorbeeld die van de huidige mailomgeving. Ook kan worden aangegeven dat de ingevoerde e-mailadressen bij inloggen van wachtwoord moeten worden veranderd.
Ook kan er een e-maillist worden opgezet, waarbij e-mail naar één adres, wordt gedistribueerd naar meerdere e-mailadressen.

Inloggen
Binnen het tikken van deze blog zijn alle diensten geactiveerd en kan ik mijn mailadres jeroen[at]stokfoto.nl gaan gebruiken. Ook de individuele gebruikers dienen de voorwaarden van Google te accepteren. Nadat dit is gebeurd verschijnt een korte instructie. Daarna verschijnt de inhoud van de mailbox in de bekende Gmail-omgeving. Een eerste test vanuit mijn oude Hotmail-adres komt na de klik op verzenden vanuit Windows Live Mail in enkele fracties in mijn nieuwe Stokfoto-mailbox binnen.
Ook de administrator logt 'gewoon' in via het administrator e-mailadres, maar met de extra functie 'Manage this domain'. Deze link leidt naar het Dashboard, in een nieuw scherm.

Conclusie
Het e-mailverkeer loopt als een trein. Doordat Google Apps een webbased systeem is, is het overal bereikbaar. Een groot voordeel is het spamfilter. Doordat over de hele wereld gebruikers e-mailberichten met een klik kunnen markeren als spam, wordt geheel automatisch, een betrouwbare database opgebouwd, waardoor spam tot een minimum wordt beperkt. Zoals we dat van Gmail al gewend waren.
Nadeel is de beperkte mailboxgrootte van 2GB. De ervaring leert dat bij intensief gebruik, deze limiet in ongeveer een jaar wordt bereikt. Hiervoor komt Google ongetwijfeld met een -betaalde?- oplossing.

Lees ook:
Google Apps »
Domain Web Pages via Google Apps »
Eerste ervaringen Google Apps »

» Webwereld: Google biedt gehoste applicaties voor bedrijfsleven
» Google Apps

Reacties
Reageer »